FUNCIONES DE EXCEL

SUMA

Combinar celdas o columnas en una suma no es tan fácil como escribir el nombre de cada celda y añadir el símbolo + en medio.

La función más básica de Excel es SUMA. Se aplica usando la expresión =SUMA(A1:A5). En este caso, sirve para sumar el intervalo de celdas de A1 a A5 incluyendo las que están en medio.

Entre paréntesis puedes incluir números, celdas individuales o intervalos de celdas, como en el ejemplo anterior. Otro ejemplo sería =SUMA(5;B1:B5) para sumar el intervalo B1 a B5 y a su vez sumarle 5.

Aunque la función se conoce como SUMA se puede combinar para sumar (+), restar (-), multiplicar (*) y dividir (/). Basta con usar el símbolo correspondiente. Ejemplo: =SUMA(A1:A10)*10 suma el intervalo entre A1 y A10 y multiplica el resultado por 10.

SI

Esta función sirve para responder preguntas. Si el resultado corresponde con un valor concreto, obtendrás la respuesta que hayas configurado.

El ejemplo más sencillo es =SI(B2=1;”Sí”;”No”). Si la celda B2 tiene el valor 1, la respuesta será “Sí”. En caso contrario, en la celda de la función veremos “No”.

La función SI nos permite obtener mensajes de alerta si, por ejemplo, nuestro presupuesto excede de cierta cantidad o nuestra cuenta acaba en números negativos. Para ello, podemos usar los símbolos mayor que y menor que.

BUSCAR

La función BUSCAR se utiliza para buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la misma posición en una segunda fila o columna.

Esta función se aplica escribiendo en una celda BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparación; [vector_resultado]) donde valor_buscado es lo que estamos buscando a modo de referencia (número, texto, nombre de referencia…). El vector de comparación se refiere a dónde tenemos que buscar (un intervalo de celdas, por ejemplo). En el [vector_resultado] está lo que buscamos realmente, porque lo desconocemos, a través del valor buscado.

Ejemplo: =BUSCAR(7;A2:A10;B2:B10) busca el valor 7 en las celdas comprendidas entre A2 y A10 y muestra el resultado que aparece en el intervalo B2 a B10.

BUSCARV

Si lo que queremos es buscar en una tabla entera, nos será más práctica la función BUSCARV.

La sintaxis es =BUSCARV(Valor que buscamos; intervalo o rango en el que buscamos ese valor; el número de columna del rango o intervalo que contiene el valor devuelto; Coincidencia exacta o Coincidencia aproximada indicado como FALSO o VERDADERO).

Por ejemplo: =BUSCARV(D13;B2:E11;3;FALSO)

D13 es el valor a buscar. En este caso se refiere al contenido de una celda. B2:E11 es un rango o intervalo donde se encuentra el valor que buscamos. 3 es el número de la columna donde se encuentra el valor que queremos obtener. FALSO se refiere a que queremos obtener un valor concreto.

COINCIDIR

Con COINCIDIR buscamos un elemento en un intervalo de celdas y obtendremos la posición de ese elemento en el rango que hemos indicado.

Ejemplo: =COINCIDIR(5;A1:A10;0)

5 es el valor que buscamos dentro de una celda situada entre A1 y A10. Por último 0 se refiere a qué tipo de coincidencia buscamos.

Hay tres tipos de coincidencia: 1 muestra el valor mayor que es menor o igual que el valor buscado. 0 muestra el primer valor exactamente igual que el valor buscado. -1 muestra el valor menor que es mayor o igual que el valor buscado.

Ten en cuenta que el resultado mostrado por esta función es la posición del valor que buscamos en número absoluto. No lo confundas con el valor en sí que muestra dicha celda.

ELEGIR

Con la función ELEGIR obtendremos un valor de una lista de hasta 254 posibles.

En el ejemplo =ELEGIR(2;A2;A3;A4;A5) se mostrará el segundo valor del rango A2 a A5. Lamentablemente, tenemos que incluir cada celda en vez de indicar un intervalo.

FECHA

Con esta función obtendremos una fecha a partir de tres valores diferentes. En concreto, año, mes y día, por ese orden.

Por ejemplo, =FECHA(C2,A2,B2) muestra el año de la celda C2, el mes de la celda A2 y el día de la celda B2. Para evitar problemas, es recomendable mostrar los años con cuatro cifras.

El resultado se mostrará con un formato u otro según lo tengamos configurado. Podemos cambiarlo desde Formato > Formato de celdas > Número > Fecha.

DIAS

La función DIAS sirve para mostrar el número de días transcurridos entre dos fechas distintas.

Con la expresión =DIAS(fecha final; fecha inicial) obtendremos el resultado en forma de valor numérico.

Ejemplo: =DIAS(A5;A1) o =DIAS(03/08/2003;05/03/1997). Las dos maneras son posibles. En este caso, el resultado será 2342 días.

ENCONTRAR y ENCONTRARB

Con estas dos funciones encontraremos una cadena de texto dentro de una segunda cadena. El resultado obtenido será la posición inicial de la primera cadena de texto.

Ambas funciones se utilizan con la estructura =ENCONTRAR(texto_buscado; dentro_del_texto; [núm_inicial]).

En texto buscado indicamos la expresión escrita que buscamos entrecomillada. En dentro del texto indicamos la celda donde se encuentra, por ejemplo A1. Opcionalmente, podemos indicar un número inicial para que la búsqueda empiece a partir de un carácter concreto.

Estas funciones te serán útiles si en una columna incluyes conceptos complejos combinados y necesitas extraer una parte.

INDICE

Por último, INDICE nos da un valor o referencia de una celda o matriz de celdas desde una tabla o rango.

Con =INDICE(matriz; núm_fila; [núm_columna]) indicamos la matriz donde buscar (un rango entre dos celdas de una o más columnas), el número de la fila donde buscar y, si hay varias columnas en la matriz, el número de la columna donde devolver un valor. El resultado será este último valor.

Ejemplo: =INDICE(A1:B5;2;2 donde A1:B5 es la matriz que integra las columnas A y B desde las filas 1 a 5. El primer 2 se refiere a que queremos el valor de la segunda fila, y como en la matriz hay dos columnas, incluimos otro 2 para indicar que queremos el valor de la segunda columna.

Función Y

Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO.

Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

Valor_lógico1;valor_lógico2; ...   son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos (VERDADERO O FALSO), o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos.

Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, esos valores se pasan por alto.

Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error #¡VALOR!

Función FALSO

Devuelve el valor lógico FALSO.

Función SI

Especifica una prueba lógica que realizar.

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_ lógica   es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero   es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

Valor_si_falso   es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

Observaciones

Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Vea el último de los ejemplos citados a continuación.

Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.

Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.

Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basados en una condición. Por ejemplo, para contar el número de apariciones de una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basada en una cadena de texto o un número dentro de un rango, utilice la función de hoja de cálculo SUMAR.SI. Obtenga información sobre cómo calcular un valor basado en una condición.

Función SI.ERROR

Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula.

Función SI.ND

Excel 2013

Devuelve el valor que se especifica, si la expresión se convierte en #N/A; de lo contrario, devuelve el resultado de la expresión.

Función SI.CONJUNTO

Excel 2016

Comprueba si se cumplen una o varias condiciones y devuelve un valor que corresponde a la primera condición TRUE.

Función NO

Invierte el valor lógico del argumento.

Valor_lógico   es un valor o expresión que se puede evaluar como VERDADERO o FALSO. Si valor_lógico es FALSO, NO devuelve VERDADERO; si valor_lógico es VERDADERO, NO devuelve FALSO.

Ejemplos

NO(FALSO) es igual a VERDADERO

NO(1+1=2) es igual a FALSO

Función O

Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.

O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

Valor_lógico1; valor_lógico2; ...   son entre 1 y 30 condiciones que se desean comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

Los argumentos deben ser valores lógicos como VERDADERO O FALSO, o matrices o referencias que contengan valores lógicos.

Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto.

Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O devolverá el valor de error #¡VALOR!

Puede utilizar la fórmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Para introducir una fórmula matricial, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR en Microsoft Excel para Windows o COMANDO+INTRO en Microsoft Excel para Macintosh.

Función CAMBIAR

Excel 2016

Evalúa una expresión comparándola con una lista de valores y devuelve el resultado correspondiente al primer valor coincidente. Si no hay ninguna coincidencia, puede devolverse un valor predeterminado opcional.

Función VERDAD

Devuelve el valor lógico VERDADERO.

Función XO

Excel 2013

Devuelve un O exclusivo lógico de todos los argumentos.